Conviértete en un experto de los “fuera de la oficina”

Para muchos se acercan las vacaciones, pero la actividad de algunas empresas no se detiene durante el verano y programar mensajes de respuesta automática puede ser muy útil si quieres disfrutar tus (merecidos) días libres sin preocuparte.

Para activar las respuestas automáticas deberás acceder a la configuración de tu servicio de mensajería electrónica. Por ejemplo, en el conocidísimo Gmail sólo tienes que hacer click en el botón de la rueda dentada que aparece en la parte superior derecha de tu bandeja de entrada, acceder a “Configuración” y bajar en la pestaña “General” hasta que encuentres el apartado de “Respuesta automática”.

Pero, ¿qué debes poner en un mensaje automático de “fuera de la oficina”?

1. Las fechas

Fundamental, ¿no? Para quienes te escriban es importante saber cuánto tiempo estarás fuera y cuándo volverás al trabajo. ¡Ojo! Sé bien claro en tu mensaje y evita vaguedades como “estaré fuera hasta el martes 5”, porque tu interlocutor puede no saber si estarás de vuelta el mismo martes o, en cambio, volverás el miércoles. Que no te duela añadir un “inclusive”.

2. A quién pueden contactar

Seguro que hay una persona (un compañero, tu jefe, una persona de tu equipo) que puede responder por tí ante una urgencia. Asegúrate de mencionarlo en tu mensaje y de facilitar, al menos, su correo electrónico. Y… no te olvides de avisar a esa persona con antelación.

3. Piensa en quién te va a leer

Si trabajas para una agencia creativa, te puedes permitir el lujo de incluir hasta un gif animado en tu mensaje de respuesta automática. Si tu ámbito de trabajo es más serio, tendrás que adaptar el mensaje. Por supuesto, el tono también dependerá de tu posición en la empresa. Recuerda que lo bueno, si breve, dos veces bueno, así que no te explayes demasiado.

No está de más tener en cuenta que…

Tus compañeros pueden acabar hartos de recibir tus “OOF” (Out of office). Intenta filtrar para que sólo los reciban aquellas personas de fuera de la empresa y avisa tú mismo a tus compañeros de que estarás fuera. Algunos servidores de correo ofrecen la posibilidad de hacerlo así con un sencillo tick en una casilla.

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